ادارة الوقت
ادارة الوقت هو مفهوم يصعب ضبطه بشكل محدد ،لاننا في حقيقة الأمر لا نستطيع ادارة الوقت او التحكم فيه بشكل واضح وانما ببساطة سوف نحاول ان نتكلم عن كيفية ادارة انفسنا خلال تنظيم افعالنا خلال الوقت الذي نحدده لرفع الانتاجية الى اعلى حد ممكن.
تعرف على العوامل التي تهدر وقتك؟
تشمل مضيعات الوقت مجموعة من العوامل التي تسبب في الكثير من هدر الوقت منها:
- غياب التخطيط الفعال
- عدم تفويض المهام بشكل مناسب
- استقبال الزوار بشكل متكرر وقضاء وقت طويل في ذلك
- المكالمات الهاتفية المتكررة والغير مهمة
- الفوضى وعدم التنظيم
- التاجيل والتسويق
- الاجتماعات الغير فعالة
- عدم القدرة على قول "لا"
- فقدان الدافعية والشعور بالملل
- المشكلات الطارئة والازمات المفاجئة
- فوضى الأوراق والملفات
- السعي المفرط الى المثالية
- الروتين الممل والتوتر والجدال الغير المثمر
- ادمان مشاهدة التلفاز او وسائل التواصل الاجتماعي أو السهر مع الاصدقاء لوقت طويل بدون فائدة وايضا المقاطعات المستمرة
طرق فعالة للتغلب على مضيعات الوقت
للتحكم بشكل اكبر في ادارة وقتك من الضروري ان تتعامل مع هده العوامل بشكل أكثر ذكاء بحيث انك تعمل على تطوير مهارات تساعدك على اكتساب مهارات تساعدك على تنظيم وقتك بشكل أكثر كفاءة وانتاجية :
- اتقان التخطيط وممارسته بشكل صحيح
- تطوير مهارة التفاوض واتقانها
- التعامل المباشر مع المقاطعات من خلا قلو "لا" بوضوح او تقديم بدائل تناسبك
- اتباع النهج نفسه مع المكالمات الهاتفية لتقليل اهدار الوقت
- تنظيم الأوراق والملفات وفق لاهميتها وفرزها في ملفات مصنفة حسب الاهمية لتجنب الفوضى
- مواجهة التسويف الارادة القوية والانضباط الذاتي مع التحفيز المستمر
- تحسين فعالية الاجتماعات من خلال تعلم مهارة ادارة الاجتماعات من خلال حضور دورات عن هذا المجال
- تحفيز الذات والتغلب على فقدان الرغبة الارادة الداخلية مع منح مكافات خلال كل انجاز
- التعامل بذكاء مع الطوارئ والمشكلات لضمان عدم تشتيت الانتباه
- الحد من السعي وراء المثالية المفرطة من خلال التوازن بين ما تم التخطيط له و الواقع
- مواجهة الروتين والمهام الادارية بتفويض المهام الى اشخاص ذوي خبرة في هذا المجال
- استثمار وقت الانتظار بطرق مفيدة،مثل قراءة كتاب...
- تجنب التوتر والجدال الغير المثمر للحفاظ على تركيزك على الانتاج
- الاستفادة من اوقات دروة النشاط الذهني لممارسة المهام التي تتطلب تركيز عالي ومجهود فكري مكثف
افضل الاوقات لتعزيز الانتاجية وتحقيق أقصى استفادة
ليس هناك وقت محدد نعتمد عليه مقاعد. ثاببثة نعتبره هو الاساس لزيادة الانتاجية فهناك اشخاص تكون لديهم نسبة النشاط الفكري والذهني عالية في الفترة الصباحية بحيث تساعدهم علي الانتاجية العالية بينما هناك أشخاص لديهم مرونة في الوقت بحيث قد ينشطون في الفترة الصباحية او المسائية لطبيعة كل شخص هي من تحدد نسبة الانتاجية لكل فرد.
لكن عموما هناك نسبة كبيرة جدا جل نجاحاتها كانت بسبب الفترة الصباحية من العمل والتركيز فاهته الفترة تعتبر الفترة الذهبية لكل ناجح تقريبا لان مستوى الطاقة والنشاط تكون في ذروتها .
فالبنذ الاساسي هو قدرة الشخص على تنظيم اعماله وتنظيم اولوياته ، فمعرفة اهم الاولوياته هي اساس الحياة وعليه فان هذه الاولويات يجب ان يكون لها وقت تابث في حياتك اليومية لانجازها لانها هي من تحدد الفرق في المستقبل.
ماهي العوامل التي تساهم في توفير الوقت؟
من ابرز العوامل التي تساهم في توفير الوقت :
- التخطيط: كل ساعة تخطيط توفر لك ساعات من التنفيذ
- تحديد المواعيد النهائية: تحديد وقت محدد للانجاز اي مهمة يساعدك على التركيز اكثر و التحفيز وتحسين الانتاجية
- الروح الايجابية: التعامل مع المعوقات والمشاكل بشكل ايجابي احيانا تواجه مشاكل لا يوجد لها حل واضح ما يؤدي إلى التوتر وضياع التركيز وبالتالي اضاعة الوقت،في هذه الحالة ،يجب ان تركز على التحلي بالصبر وظبط النفس،تحليل اسباب المشكلة واستخلاص الدروس منها مع تجنب التذمر والتركيز على المستقبل
- التفويض الفعال: التفويض هو مهارة مهمة ،لكن يجب ان يتم بحذر اذا فوضت المهام لشخص المناسب فانك تختصر عليك الكثير من الوقت والجهد لتحقيق نتائج مذهلة ،والتفويض عموما لا يعني التهرب من المسؤولية
كيف تدير وقتك بفاعلية؟
سوف نقسم الانتاج الى 3 جوانب رئيسية بحيث يكون هناك توازن في حياتك يساعدك على تحقيق اهدافك المستقبلية وايضا تحقيق توازن واستقرار نفسي متكامل:
- الاعمال الرسمية : وتشمل الدوام خارج المنزل وهي العمل التي تقوم بها بشكل يومي في العمل .
- الاعمال الشخصية: تتعلق بالامور التي تخص الفرد حياته الشخصية ،الانشطة الروحية كالعبادات ،اوقات الراحة ،الانشطة الروتينة مثل الاكل والشرب ...
- العلاقات : وتشمل الوقت المخصص للعلاقات الشخصية والاسرية والاجتماعية،وهاته العلاقات لها دور كبير على المستوى الشخصي لانها تعطي روابط قوية ودعم نفسي كبير يساعد على تحقيق توازن روحي وعقلي ودينية.